محفظة البرامج ودورة حياتها

ما الغرض من المحفظة

المحفظة هي السجل المؤسسي لمبادرات البرامج. فبينما تعرض صفحة البرامج ما هو قائم فعلاً، تلتقط المحفظة ما قبل ذلك وما حوله: أفكاراً قيد التقييم، ومقترحات قيد الدراسة، وبرامج في مرحلة الإطلاق، وقرارات الإيقاف التدريجي. كل عنصر في المحفظة له مالك ومرحلة وسجل بالقرارات المتخذة.

دورة الحياة: من الفكرة إلى النشاط

تمر مبادرة البرنامج عادةً بسلسلة من المراحل، ويُسجَّل كل انتقال بينها، بحيث تستطيع اللجان دائماً معرفة موقف المبادرة وسببه.

• الفكرة — تصور مبكر يُوثَّق مع مبرراته والطلب المتوقع عليه.
• الدراسة — دراسة جدوى أو تصميم، تُدار غالباً كحالة سير عمل لها قالبها ومراجعات لجانها.
• الاعتماد — مسار القرار الرسمي عبر المجالس، وينتهي بتوصيف برنامج معتمد.
• نشط — البرنامج قائم وله إصدار معتمد ويمكن نشره في الدليل العام.

مراحل المحفظة وما الذي يغيّرها

يوضح وسم المرحلة موضع المبادرة في سجل التخطيط المؤسسي. والفكرة سجل مستقل يسبق البرنامج؛ أما الوسوم الأخرى فتصف برنامجاً أو مقترحاً ما زال قيد الإجراء. وتستخدم ProgramsFlow الإصدار العامل والاعتمادات وسجل النشر وقرارات التخطيط لتحديد الحالة، لذلك لا يغيّر تعديل تاريخ وحده الحالة.

يسجل مديرو المؤسسة أو الكلية أو القسم الأفكار يدوياً ضمن نطاقهم. ويمكن لمدير المؤسسة تحويل الفكرة المقبولة يدوياً إلى برنامج مسودة. وبدلاً من ذلك قد تنشئ حالة سير العمل مسودة تلقائياً عند اكتمال اعتمادها النهائي، مع نقل التفاصيل المقدمة والمقررات المربوطة. أما النشر وقرارات التخطيط فهي دائماً إجراءات صريحة ينفذها المستخدمون المصرح لهم.

سنة الإطلاق المخططة وفصل الإطلاق المخطط وسنة آخر قبول وسنة نهاية تدريس الدفعة هي تفاصيل تخطيطية. توضح النية والتوقيت، لكنها لا تطلق البرنامج ولا تنشر إصداراً ولا تغير حالته تلقائياً. يصبح البرنامج «نشطاً» فقط عند نشر إصدار فعلي؛ أما البرنامج المعتمد غير المنشور فيبقى «معتمداً بانتظار الإطلاق».

ميّز بين ثلاثة إجراءات: فأرشفة حالة سير العمل تؤثر في سجل الحالة، وتأجيل الفكرة يؤجل فكرة تسبق البرنامج، وأرشفة البرنامج تحافظ على سجله المؤسسي. ولا يغني أي إجراء منها عن الآخر.

• الفكرة — تصور في مسار الأفكار قبل وجود برنامج. قد يكون قيد الدراسة أو مقبولاً للتطوير أو مؤجلاً أو مرفوضاً. والفكرة المؤجلة ليست برنامجاً مؤرشَفاً.
• مخطط له — سجّل مدير المؤسسة خطة لبرنامج لم يعتمد أو ينشر بعد. وقد ينقل تحويل الفكرة المقبولة تفاصيل الإطلاق المخططة، لكن الخطة نية وليست إطلاقاً آلياً.
• قيد التطوير — الحالة الافتراضية أثناء إعداد البرنامج وقبل وصوله إلى الاعتماد أو النشر. ويظهر هنا أيضاً مقترح البرنامج الذي ما زال قيد المراجعة ما لم يُرفض.
• معتمد بانتظار الإطلاق — البرنامج معتمد، لكن لا يوجد إصدار منشور حالياً. يجعله الاعتماد جاهزاً، ولا بد أن ينشره مستخدم مخول في إجراء منفصل.
• نشط — يوجد إصدار منشور حالياً. وإذا ترك التعديل مسودة أحدث غير منشورة بينما ظل إصدار أقدم متاحاً، يبقى البرنامج «نشطاً».
• قيد الإيقاف التدريجي — سجّل مدير المؤسسة قرار إيقاف تدريجي لبرنامج طُرح مرة واحدة على الأقل. وتصف تواريخ نهاية تدريس الدفعة وآخر قبول الخطة، لكنها لا تنشئ الحالة بذاتها.
• موقوف — سجّل مدير المؤسسة قراراً نهائياً بإيقاف برنامج طُرح مرة واحدة على الأقل. وقبل ذلك يجب إلغاء نشر كل إصدار ظاهر للعامة أو إخفاؤه من الدليل. وهذا يختلف عن أرشفة حالة سير العمل.
• مؤرشف — في صفحة «البرامج» يظهر للبرنامج المعتمد أو المنشور إجراء «أرشفة البرنامج». يحافظ ذلك على السجل المؤسسي ويزيله من النشر. أما المسودة التي لم تصل إلى الاعتماد فيظهر لها «حذف المسودة» ويمكن حذفها نهائياً؛ ولا تصبح «مؤرشفة».
• مسودة مرفوضة — مقترح برنامج رُفضت حالة سير عمله نهائياً قبل إنشاء البرنامج. يبقى ظاهراً كمقترح مرفوض؛ وليس برنامجاً مؤرشَفاً ولا فكرة مؤجلة.

الإصدارات العاملة واللقطات المعتمدة

لكل برنامج إصدار عامل واحد يحرره المشرفون، وسجل من اللقطات المعتمدة تُنشأ كلما اكتمل اعتماد. اللقطات نسخ غير قابلة للتعديل تحفظ ما اعتُمد بالضبط، بينما يستمر التحرير اليومي على الإصدار العامل. ويعرض الدليل العام دائماً أحدث لقطة منشورة، لا المسودة الجارية.

كيف تتحول الحالة إلى برنامج

عندما تصل حالة سير عمل من نوع عملية «منتِجة لبرنامج» إلى الاعتماد النهائي، تُنشئ المنصة سجل البرنامج تلقائياً من بيانات الحالة المقدَّمة — بما فيها مقرراته المربوطة — دون إعادة إدخال. ويصل البرنامج الجديد معلَّماً بوضوح أنه بحاجة إلى مراجعة، ويظهر فوراً في المحفظة وقائمة البرامج.