حالات سير العمل وأنواع العمليات

أنواع العمليات: المخطط

نوع العملية هو المخطط القابل لإعادة الاستخدام لإجراء أكاديمي — استحداث برنامج جديد، أو تعديل برنامج قائم، أو أي مراجعة داخلية. وهو يحدد المراحل المرتبة، واللجنة أو الدور المسؤول في كل مرحلة، والقوالب الواجب تعبئتها خلال المسار. ويمكن للمشرفين البدء من مكتبة النماذج الجاهزة وتكييفها، أو البناء من الصفر.

الحالات: المراحل والتقديمات والقرارات

الحالة هي نسخة جارية واحدة من نوع عملية — مثل مقترح برنامج جديد بعينه. عند إنشاء الحالة تُجمَّد لقطة من تعريف العملية، فلا تغيّر التعديلات الهيكلية اللاحقة قواعد الحالات الجارية. في كل مرحلة يستكمل الطرف المسؤول التقديمات المطلوبة؛ ويوافق المراجعون أو يعيدون للتعديل أو يرفضون؛ وتتقدم الحالة مرحلة تلو أخرى حتى الاعتماد النهائي.

لقطات الإرسال وقرارات المرحلة

يبقي حفظ المسودة المرحلة قابلة للتعديل ولا ينشئ سجلاً تاريخياً. وعندما يرسل الطرف المسؤول المرحلة كاملة، يجمّد ProgramsFlow لقطة واحدة غير قابلة للتعديل تشمل قيم جميع الإجراءات ومراجع المرفقات في تلك المرحلة. يظل المحتوى المرسل مقفلاً أثناء انتظار القرار، وبذلك يقرر المراجع على المادة نفسها التي أُرسلت فعلياً. وينشئ أي إرسال لاحق جولة جديدة مرقمة دون استبدال الجولة السابقة.

بعد إرسال متطلبات المرحلة، بما فيها أي نموذج أو قائمة تحقق للجنة، تظهر لمسؤول المراجعة المؤهل بطاقة قرار رسمية واحدة. ويمكنه اعتماد المرحلة، أو طلب تعديل في المرحلة الحالية، أو إعادة الطلب إلى مرحلة سابقة مكتملة، أو رفض الطلب نهائياً. يمكن إضافة ملاحظة اختيارية عند الاعتماد، بينما يتطلب كل قرار آخر سبباً. تعيد الإعادة فتح المرحلة السابقة وتهيئ المراحل اللاحقة للمراجعة من جديد، أما طلب التعديل فيعيد فتح المرحلة الحالية فقط.

يعود القرار إلى الدور أو اللجنة المسؤولة عن المرحلة النشطة، مع استمرار احترام النطاق التنظيمي وأي تكليف حصري للمراجع. ويرتبط كل قرار بصورة دائمة بجولة الإرسال التي راجعها، ويعرض سجل الطلب من أرسل ومن قرر ووقت الإجراء وسببه والمرحلة المستهدفة عند الإعادة. الرفض حالة نهائية، أما الاعتماد الأخير فيحافظ على نتيجة نوع العملية الحالية، مثل إنشاء البرنامج أو تعديله.

المواعيد النهائية والتذكيرات والتصعيد

لكل مرحلة مدة متوقعة. فمع اقتراب موعدها النهائي يتلقى المسؤولون تذكيراً؛ وعند التجاوز تُصعِّد المنصة إلى المشرفين ومالك الحالة. وتُجمَّع الإشعارات في ملخص واحد ثنائي اللغة حفاظاً على هدوء البريد، ويحمل كل تنبيه رابطاً مباشراً إلى الحالة.

عمليات التعديل وربط المخرجات

تعلن أنواع العمليات المنتِجة أو المعدِّلة للبرامج «ربط مخرجات»: أي حقل في القالب يحمل المقررات، وأي أعمدة تقابل خصائص المقرر. وعند الاعتماد النهائي تحل البيانات المربوطة محل محتوى البرنامج أو تنشئه في معاملة واحدة. وتُعبَّأ التعديلات مسبقاً ببيانات البرنامج الحالية لتحرر اللجان الواقع لا نموذجاً فارغاً، ويُنبَّه المراجعون قبل أن يمسح تعديلٌ تفاصيل قائمة.